El proceso de
digitalización o de transformación digital por el cual las empresas han
incorporado sistemas digitales, que les han permitido dedicar más tiempo a
realizar trabajos productivos e incrementar así sus beneficios, es un reto
pendiente en el sector socio-sanitario, y en concreto para los Centros de Día.
La digitalización de los
Centros de Día es algo que puede parecer que no es prioritario o necesario, pero
la realidad es distinta. Digitalizar los Centros de Día permite eliminar tareas
repetitivas y errores y, por ende, disponer de más tiempo y atender mejor a
las personas usuarias y a sus familias.
¿Qué significa digitalizar un Centro de Día?
Cuando hablamos de la
digitalización de los Centros de Día, hablamos de que los Centros de Día incorporen
un software o programa de gestión donde registrar y acceder a toda la información
de gestión de la actividad diaria de sus:
- Personas usuarias
- Empleados
- Proveedores
Razones por las que digitalizar los
Centros de Día es una prioridad
1.
Agiliza
la gestión diaria:
Los software o programas
de gestión de los Centros de Día permiten agilizar la gestión integral de los
Centros de Día y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente importa: la
atención de las personas usuarias y sus familiares.
La gestión integral de un
centro se refiere a la gestión:
·
De
las personas usuarias del centro
·
De
las actividades de Terapia
·
Administrativa
·
De
empleados o RRHH
·
De
proveedores, comercial, etc.
La gestión de las
personas usuarias con un programa de gestión para Centros de Día permite acceder
a toda la información necesaria para hacer sus Planes de Atención Individual
(PAI), sus informes médicos, anotar incidencias, etc. Con la tranquilidad de
que toda la plantilla acceda a la misma información y evitar errores de
información y la reducción del número de reuniones informales necesarias para
comunicar estatus de usuarios o incidencias.
Además, la gestión administrativa
a través de un software de gestión permite eliminar trabajos recurrentes como
son la facturación a clientes u organismos públicos, la emisión de recibos para
envío SEPA a los bancos, realizar la gestión de Dependencia, el control de
proveedores, informes, etc.
Y en cuanto a la gestión de empleados con
un software para Centros de Día permite, entre otras cosas, el registro
de empleados, la solicitud y planificación de vacaciones, la gestión de la bolsa
de horas, de asuntos propios, la gestión de nóminas, formación, etc.
2.
Incrementa
las posibilidades de éxito:
Estar digitalizado y
tener un software de gestión facilitará al Centro de Día la
obtención de aquellos contratos de la Administración a los que pretenda
optar, ayudará a implantar sistemas de gestión de Calidad como la norma
UNE158210, a la obtención de otros certificados de Calidad y en la superación
de inspecciones, tanto Laboral como de Servicios sociales o Sanitaria.
3.
Mayor
seguridad:
Desde un punto de vista
de seguridad, digitalizar un Centro de Día permite que la información del
centro siempre esté a salvo. Los programas de gestión realizan copias automáticas
de seguridad de toda la información almacenada y esta está custodiada en
servidores seguros.
Pasando así de tener la información que se genera en un Centro de Día en formatos
vulnerables, como son el papel o los documentos de Word o Excel, a estar toda
la información centralizada y protegida en un programa seguro.
4.
Cumplimiento de normativa
Los Centros de Día tienen
que tener especial cuidado con el tratamiento de los datos personales de sus
personas usuarias ya que están recogiendo datos muy sensibles, como son la
salud y las condiciones y necesidades personales.
Es por ello que los
Centros de Día deben cumplir estrictamente las obligaciones establecidas en la Ley
de privacidad de datos RGPD, y la digitalización a través de un programa de
gestión asegura que así sea. Un software de gestión tiene en cuenta la ciberseguridad
creando protocolos de accesos seguros para proteger su información digital y
así evitar poner en peligro la intimidad de las personas usuarias.
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