El pasado 1 de abril, la multinacional Sage dejó de vender y dar soporte de los programas ContaPlus y FacturaPlus en España, tal y como venía haciendo desde hace más de dos décadas.

La alternativa que ofrece la compañía para sustituir estos programas incrementa los costes de adquisición en más de un 25%, por lo que muchas empresas, medianas, pequeñas y autónomos, se ven obligadas a buscar fuera de Sage una solución de contabilidad y de facturación para sus negocios.

El motivo que más reticencias supone a los usuarios de los ya desaparecidos programas de contabilidad y facturación, es el del traspaso de datos. Por eso la búsqueda de una alternativa debe basarse en encontrar los mejores programas de un fabricante de software con reputación y dilatada experiencia que garantice además agilidad y seguridad en la migración de datos.

ALTAI tiene más de 35 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones para profesionales, siendo buque insignia, precisamente, el programa ALTAI Contabilidad, que está permanentemente actualizado y adaptado a la normativa vigente. Además, es probablemente el programa de contabilidad más completo del mercado, ya que ofrece módulos y herramientas innovadoras que facilitan aún más la gestión contable.

Actualmente, ALTAI cuenta con más de 20.000 usuarios de su programa contable y más de la mitad son usuarios desde hace más de 10 años.  

Después de finalizar el periodo de presentación de impuestos del tercer trimestre, es hora de reflexionar.

¿A cuántos clientes del Despacho habéis tenido que reclamar facturas a escasos días de que terminase el periodo de presentación?

A partir de ahora, es un buen momento para encontrar un sistema que os permita a los asesores disponer de las facturas de vuestros clientes de forma rápida y segura en el despacho sin que os de un ataque al corazón.

Aunque parezca una utopía, es posible olvidarse de esos temas tan incómodos y tediosos para el despacho: Reclamar el envío de las facturas, que éstas no lleguen en el último momento, “picar” todas las facturas, aun cuando sean de una simpleza absoluta, o archivar las facturas.

Para que esto sea real y efectivo es necesario recapacitar sobre las herramientas que utilizáis para el cálculo de las liquidaciones fiscales. En principio, cualquier programa de contabilidad realiza la función. Sin embargo, contar con un software innovador que facilite todo lo relativo a la contabilización, que son muchos aspectos, entre otros, la posesión de la documentación de los clientes, es fundamental para ser eficaces en el despacho.

Animar a los clientes, pymes y autónomos, a valerse de sencillas herramientas para llevar a cabo la facturación, es una de las mejores opciones. Desde un simple excel, el asesor puede traspasar de manera inmediata los registros contables gracias a la aplicación de ALTAI Importador. Es un sencillo módulo complementario del programa de contabilidad que agiliza al máximo la importación de datos.

Otra solución que además le aportará a tu cliente una visión completa de su negocio, es el uso de un programa web de facturación. Así pueden controlar su empresa y agilizar la relación con el asesor permitiendo registrar automáticamente en tu contabilidad toda la información que hayan introducido.

La elección de los despachos innovadores es servirse de una aplicación específica para la comunicación online con sus clientes. Se trata de una herramienta web que permite el intercambio de documentación, archivos y mensajes de forma rápida y segura, lo que beneficia la productividad de la asesoría.

La elección de un programa de contabilidad, el cambio a un software de facturación o la decisión de emprender consolidando una asesoría de empresas, supone estudiar el mercado de desarrolladores de programas de gestión y software.

Tenemos que tener en cuenta que el proveedor de software, será nuestro partner tecnológico que nos acompañará en el crecimiento de nuestra empresa o asesoría y será una pieza fundamental para la correcta gestión del negocio.

¿Qué criterios debemos valorar a la hora de decidir el proveedor de software?

· La experiencia: es relevante elegir una empresa tecnológica con amplia trayectoria en el desarrollo de software de gestión, lo que garantiza el conocimiento del entorno en el que te encuentras.

· La innovación e investigación: a priori, es complicado saber datos sobre la inversión o dedicación que cada compañía destina a I+D+i, pero puedes tener una aproximación conociendo los productos nuevos de reciente desarrollo, los módulos o complementos que pueden integrarse en las aplicaciones ya desarrolladas, etc.

· La flexibilidad de cada programa o solución: es importante que sea posible la realización de traspaso de datos de otras aplicaciones o la posibilidad de inclusión de módulos según las necesidades de cada empresa.

· Disponibilidad en la nube: es una de las características requeridas por los profesionales de la gestión, ya que esta opción da mayor libertad y seguridad en el tratamiento de los datos.

· Soporte: la atención personalizada y la rapidez de respuesta al cliente es fundamental. Por esto, es imprescindible conocer la estructura de la empresa tecnológica para saber cómo será la atención que recibas.

· Cercanía: aunque hoy en día podemos estar en contacto a miles de kilómetros, es interesante valorar la posibilidad de acceder físicamente a las oficinas de la empresa de software. Esto aporta confianza y humaniza la relación.

· El precio: la mayoría de las veces es en lo que primero se fijan las empresas, pero éste hay que mirarlo con recelo. Si una tarifa resulta muy elevada o, por el contrario, muy barata, hay que indagar y encontrar una explicación al porqué de ese precio, y no hay mejor manera que realizando comparativas de las características de cada programa y de otros aspectos como: servicios de formación, soporte, instalación, etc.

Los clientes de los Despachos Profesionales suelen enviar a sus asesores la información de sus facturas emitidas y recibidas en formato excel generado por el programa de facturación que use el cliente.

¿Qué hacen los asesores con todos esos documentos?

Picar a mano para trasladar esos datos a su programa de contabilidad...

Con ALTAI Importador, podrán traspasar automáticamente al programa de contabilidad, a partir de la configuración de diferentes plantillas, cualquier excel que contenga datos referentes a: Planes de Cuentas, Terceros, Diarios y Registros de Facturas.

Nuevo Reglamento General de Protección de Datos

· Aplicación web para trabajar en un entorno privado y 100% seguro

· asesorDesk impulsa la colaboración entre el Despacho y sus clientes

La inminente entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el 25 de mayo de 2018, ha despertado inquietud entre los profesionales del asesoramiento fiscal, ya que diariamente manejan datos e información de sus clientes que deben estar protegidos adecuadamente.

Ha pasado casi medio siglo desde el envío del primer email. Una auténtica revolución en la comunicación, que se instauró como la herramienta de intercambio de información y documentación ente los Despachos Profesionales y sus clientes, del mismo modo que en cualquier empresa.

A pesar de que llevamos más de cuatro décadas confiando en el correo electrónico como herramienta de comunicación, se ha detectado que no es un medio seguro e incluso es lento para la transferencia de información.

En aras de incorporar a los Despachos Profesionales a la Transformación Digital, y a las nuevas exigencias en materia de protección de datos, ALTAI Soft ha desarrollado asesorDesk: una herramienta innovadora, donde los asesores fiscales podrán intercambiar documentación y mensajes con sus clientes en un entorno privado con la información encriptada (MD5) y una transmisión 100% segura.

Información mercantil, laboral y fiscal a disposición del cliente en tiempo real

Con esta aplicación, los Despachos Profesionales comparten con sus clientes borradores de liquidaciones fiscales, balances, cuentas de pérdidas y ganancias, libros registro, listados de facturas, nóminas, etc. Y los clientes del despacho comparten con sus asesores: contratos, escrituras, facturas o cualquier otro documento o información.

La integración de asesorDesk con los programas de Contabilidad, Gestión Fiscal, Laboral y Gestión de Despacho de ALTAI, permite incorporar los documentos de forma automática y facilitar la gestión.

Impulso de la colaboración

Últimamente se está hablando de situar al cliente en el centro de cualquier estrategia empresarial para conseguir el éxito. Para lograr esta ubicación preferente, las empresas necesitan servirse de herramientas y sistemas innovadores que favorezcan la colaboración entre las organizaciones y sus clientes. Por eso las directrices del desarrollo de asesorDesk se centran en: facilitar la gestión de tareas del Despacho Profesional, la gestión de proyectos o asignación de trabajos, lo que repercute en una atención al cliente de calidad.

El pasado 21 de marzo celebramos en Madrid un taller sobre las novedades del programa de contabilidad. Durante la sesión, además, se expusieron algunas herramientas de gestión muy valoradas por los asesores y se presentó la nueva normativa en Protección de Datos que entra en vigor el próximo mes de mayo.

Un equipo de consultores de ALTAI compartió una jornada con asesores fiscales donde se intercambiaron conocimientos y compartieron las herramientas más valiosas para el día a día en los Despachos Profesionales:

ALTAI BANCOS. Contabilización automática de extractos bancarios, desde la norma 43 o Excel, mediante plantillas de integración, búsquedas avanzadas y máscaras de coincidencias.

IMPORTADOR. Una innovadora herramienta para traspasar de forma automática a nuestra Contabilidad cualquier Excel que contenga datos referentes a: planes de cuentas, terceros, diarios y registros de facturas

ASESORDESK. Herramienta WEB que permite el flujo de información y documentación entre el asesor y sus clientes, en un entorno privado y seguro donde la información está encriptada.

FACTURA Online. Aplicación de facturación para empresas que facilita el día a día del asesor, ya que los datos registrados se vuelcan automáticamente a los programas de Contabilidad y Gestión Fiscal de ALTAI.

ALTAI ClockIn. Aplicación para el registro horario de jornada laboral integrado con lectores de marcaje más comunes.

SII. Es un módulo del programa de contabilidad que permite tener el control de los envíos realizados, así como información de las posibles incidencias detectadas por la AEAT

Seguro de disponibilidad inmediata. ALTAI hace copias de seguridad en la nube de todas sus aplicaciones cada vez que se entra a cualquiera de ellas.

La AEAT, siguiendo con la política de datos correctos iniciada con el SII (Suministro Inmediato de Información de IVA) ha incluido en la presentación de los resúmenes anuales de declaración, modelos 180, 184, 190, 193. 296 y 347, entre otros, la verificación de que los NIF y los Nombres o Razón Social declarados en dichos modelos son correctos y coinciden con los datos que la AEAT posee de los mismos.

Lo más novedoso es que no se permitirá presentar ninguna declaración que contenga un dato incorrecto de los anteriormente reseñados. Por tanto, un solo registro incorrecto imposibilitará la presentación de la declaración.

Si el error se detecta en el momento de la presentación y éste coincide con el último día de plazo pueden surgir problemas para cumplimentar correctamente la declaración.

Módulo Validación de Datos Identificativos

ALTAI complementa las aplicaciones de contabilidad y gestión fiscal con esta valiosa herramienta que, mediante un rápido y ágil proceso, valida todos los terceros de las empresas dadas de alta en las aplicaciones de forma masiva, corrigiendo los que la AEAT devuelva como “Identificado-similar” y facilitando una rejilla con los incorrectos para que el usuario los modifique.

El uso de este módulo supone un gran ahorro de tiempo en la validación-corrección de los terceros erróneos, gracias a que:

- Permite realizar la consulta de los terceros en cualquier momento, no esperando a que la misma se realice al presentar las distintas declaraciones.

- Se realiza de todos los terceros de todas las empresas.

- Se actualiza automáticamente la corrección tanto en el tercero como en los apuntes o registros donde ha intervenido el mismo, evitando ir de uno en uno y sobre todo eliminando la posibilidad de cometer errores.

- En un solo formulario se tiene información de todas las empresas, del estado de sus terceros y la fecha en que se realizó la última validación.