Después de finalizar el periodo de presentación de impuestos del tercer trimestre, es hora de reflexionar.

¿A cuántos clientes del Despacho habéis tenido que reclamar facturas a escasos días de que terminase el periodo de presentación?

A partir de ahora, es un buen momento para encontrar un sistema que os permita a los asesores disponer de las facturas de vuestros clientes de forma rápida y segura en el despacho sin que os de un ataque al corazón.

Aunque parezca una utopía, es posible olvidarse de esos temas tan incómodos y tediosos para el despacho: Reclamar el envío de las facturas, que éstas no lleguen en el último momento, “picar” todas las facturas, aun cuando sean de una simpleza absoluta, o archivar las facturas.

Para que esto sea real y efectivo es necesario recapacitar sobre las herramientas que utilizáis para el cálculo de las liquidaciones fiscales. En principio, cualquier programa de contabilidad realiza la función. Sin embargo, contar con un software innovador que facilite todo lo relativo a la contabilización, que son muchos aspectos, entre otros, la posesión de la documentación de los clientes, es fundamental para ser eficaces en el despacho.

Animar a los clientes, pymes y autónomos, a valerse de sencillas herramientas para llevar a cabo la facturación, es una de las mejores opciones. Desde un simple excel, el asesor puede traspasar de manera inmediata los registros contables gracias a la aplicación de ALTAI Importador. Es un sencillo módulo complementario del programa de contabilidad que agiliza al máximo la importación de datos.

Otra solución que además le aportará a tu cliente una visión completa de su negocio, es el uso de un programa web de facturación. Así pueden controlar su empresa y agilizar la relación con el asesor permitiendo registrar automáticamente en tu contabilidad toda la información que hayan introducido.

La elección de los despachos innovadores es servirse de una aplicación específica para la comunicación online con sus clientes. Se trata de una herramienta web que permite el intercambio de documentación, archivos y mensajes de forma rápida y segura, lo que beneficia la productividad de la asesoría.

Los clientes de los Despachos Profesionales suelen enviar a sus asesores la información de sus facturas emitidas y recibidas en formato excel generado por el programa de facturación que use el cliente.

¿Qué hacen los asesores con todos esos documentos?

Picar a mano para trasladar esos datos a su programa de contabilidad...

Con ALTAI Importador, podrán traspasar automáticamente al programa de contabilidad, a partir de la configuración de diferentes plantillas, cualquier excel que contenga datos referentes a: Planes de Cuentas, Terceros, Diarios y Registros de Facturas.

Nuevo Reglamento General de Protección de Datos

· Aplicación web para trabajar en un entorno privado y 100% seguro

· asesorDesk impulsa la colaboración entre el Despacho y sus clientes

La inminente entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el 25 de mayo de 2018, ha despertado inquietud entre los profesionales del asesoramiento fiscal, ya que diariamente manejan datos e información de sus clientes que deben estar protegidos adecuadamente.

Ha pasado casi medio siglo desde el envío del primer email. Una auténtica revolución en la comunicación, que se instauró como la herramienta de intercambio de información y documentación ente los Despachos Profesionales y sus clientes, del mismo modo que en cualquier empresa.

A pesar de que llevamos más de cuatro décadas confiando en el correo electrónico como herramienta de comunicación, se ha detectado que no es un medio seguro e incluso es lento para la transferencia de información.

En aras de incorporar a los Despachos Profesionales a la Transformación Digital, y a las nuevas exigencias en materia de protección de datos, ALTAI Soft ha desarrollado asesorDesk: una herramienta innovadora, donde los asesores fiscales podrán intercambiar documentación y mensajes con sus clientes en un entorno privado con la información encriptada (MD5) y una transmisión 100% segura.

Información mercantil, laboral y fiscal a disposición del cliente en tiempo real

Con esta aplicación, los Despachos Profesionales comparten con sus clientes borradores de liquidaciones fiscales, balances, cuentas de pérdidas y ganancias, libros registro, listados de facturas, nóminas, etc. Y los clientes del despacho comparten con sus asesores: contratos, escrituras, facturas o cualquier otro documento o información.

La integración de asesorDesk con los programas de Contabilidad, Gestión Fiscal, Laboral y Gestión de Despacho de ALTAI, permite incorporar los documentos de forma automática y facilitar la gestión.

Impulso de la colaboración

Últimamente se está hablando de situar al cliente en el centro de cualquier estrategia empresarial para conseguir el éxito. Para lograr esta ubicación preferente, las empresas necesitan servirse de herramientas y sistemas innovadores que favorezcan la colaboración entre las organizaciones y sus clientes. Por eso las directrices del desarrollo de asesorDesk se centran en: facilitar la gestión de tareas del Despacho Profesional, la gestión de proyectos o asignación de trabajos, lo que repercute en una atención al cliente de calidad.

El pasado 21 de marzo celebramos en Madrid un taller sobre las novedades del programa de contabilidad. Durante la sesión, además, se expusieron algunas herramientas de gestión muy valoradas por los asesores y se presentó la nueva normativa en Protección de Datos que entra en vigor el próximo mes de mayo.

Un equipo de consultores de ALTAI compartió una jornada con asesores fiscales donde se intercambiaron conocimientos y compartieron las herramientas más valiosas para el día a día en los Despachos Profesionales:

ALTAI BANCOS. Contabilización automática de extractos bancarios, desde la norma 43 o Excel, mediante plantillas de integración, búsquedas avanzadas y máscaras de coincidencias.

IMPORTADOR. Una innovadora herramienta para traspasar de forma automática a nuestra Contabilidad cualquier Excel que contenga datos referentes a: planes de cuentas, terceros, diarios y registros de facturas

ASESORDESK. Herramienta WEB que permite el flujo de información y documentación entre el asesor y sus clientes, en un entorno privado y seguro donde la información está encriptada.

FACTURA Online. Aplicación de facturación para empresas que facilita el día a día del asesor, ya que los datos registrados se vuelcan automáticamente a los programas de Contabilidad y Gestión Fiscal de ALTAI.

ALTAI ClockIn. Aplicación para el registro horario de jornada laboral integrado con lectores de marcaje más comunes.

SII. Es un módulo del programa de contabilidad que permite tener el control de los envíos realizados, así como información de las posibles incidencias detectadas por la AEAT

Seguro de disponibilidad inmediata. ALTAI hace copias de seguridad en la nube de todas sus aplicaciones cada vez que se entra a cualquiera de ellas.

La mayoría los registros contables proceden de facturas. La tarea de contabilización de las mismas ha requerido siempre la implicación de muchos profesionales y tiempo de dedicación, lo que redunda en unos importantes costes, amén de los posibles errores al introducir los registros.

Por todo lo anterior, la compañía de desarrollo de software de gestión para despachos y empresas, ALTAI Soft, ha incorporado enlaces de su programa de contabilidad con soluciones de contabilización automática de facturas desarrollados por Quantyca y ZeroComa, basadas en sistemas de OCR. Estas herramientas mediante un sencillo proceso de escaneo de las facturas, reconocen la información y generan los asientos directamente en el programa contable.

Con este proceso automático el software de ALTAI permite el ahorro de costes reduciendo el tiempo en la contabilización de facturas, así como minimizar los fallos contables.

Las facturas en A4, tickets o en cualquier otro formato, quedan asociadas al asiento posibilitando la visualización del documento original. Asimismo, es compatible con facturas de cualquier tipo: comercio interior, intracomunitarias, ISP, rectificativas, etc.

Esta integración, unida a otros procesos, como el módulo de contabilización de extractos bancarios, ALTAI Bancos, hacen que el software de contabilidad de la compañía sea uno de los programas de gestión más eficaz del mercado, aportando una enorme productividad tanto a las empresas como a los despachos profesionales que tienen que procesar un elevado número de facturas.

ALTAI ha confiado tanto en Quantyca como en ZeroComa por la innovación que su software de escaneo de facturas incorporan, posicionándose como los OCR más fiables que existen actualmente. En este sentido, la solución de Quantyca, además de lo anterior, pone a disposición de sus clientes un equipo de profesionales que intervienen en la verificación de las facturas escaneadas, garantizando la fiabilidad de los registros contabilizados.